En fyrst, þetta!

Jón þarf að fara í gegnum ansi strangt ferli áður en hann getur opnað nýja veitingastaðinn sinn. Hann þarf að kynna sér mikið regluverk og leita til allt að tólf  mismunandi aðila. Allt kostar það tíma og peninga. Heildarkostnaður Jóns getur numið um hálfri milljón króna. Umhugsunarvert er hvort þetta flókna ferli með skilyrðum og vottorðum séu nauðsynleg og hvort kostnaður sé í samræmi við raunveruleg útgjöld við útgáfu vottorða og leyfa.

Í huga flestra frumkvöðla er það skemmtilegt verkefni að stofna fyrirtæki. Ferlið getur þó verið völundarhús ef marka má könnun Alþjóðabankans, Doing Business, fyrir árið 2017. Þar kemur fram að Ísland er í 23. sæti af 190 ríkjum um hve auðvelt er að hefja rekstur. Ísland er neðar á lista en önnur Norðurlönd og ríki OECD. Hvers vegna ætli svo sé?

Til að setja þetta í raunhæft samhengi er hægt að taka Jón sem dæmi. Hann hefur ákveðið að framleiða osta og selja þá á veitingastað í Reykjavík. Hvernig blasir ferlið við honum? Það vakna ýmsar spurningar og að mörgu er að huga áður en reksturinn getur hafist.

Hvaða rekstrarform hentar rekstrinum best?
Fyrst þarf Jón að velja hvaða rekstrarform hentar fyrirtækinu best. Jón þarf að tilkynna reksturinn til ríkisskattstjóra og skrá fyrirtækið  í fyrirtækjaskrá. Ef Jón ákveður að stofna einkahlutafélag (ehf.) þarf hann að leggja lágmarkshlutafé að fjárhæð 500.000 kr. í fyrirtækið og fylla út umsókn með viðeigandi fylgigögnum til RSK. Fyrir skráninguna greiðir hann 131.000 kr. Skráning upplýsinga við stofnun einkahlutafélaga í fyrirtækjaskrá var nýlega gerð rafræn og tekur um 2 daga í stað 10 að fá félagið skráð.

Jón þarf einnig að tilkynna sig til launagreiðendaskrár eigi síðar en 8 dögum áður en starfsemi hefst. Þeir sem stunda virðisaukaskattsskylda starfsemi þurfa sömuleiðis að skrá fyrirtækið ríkisskattstjóra innan sömu tímamarka og fá þá virðisaukanúmer. Slíkt er hægt að gera rafrænt, tekur enga stund og ekkert gjald er innheimt.

Er reksturinn leyfisskyldur?
Þar sem Jón stefnir á að framleiða og dreifa matvælum þarf hann leyfi frá Heilbrigðiseftirliti Reykjavíkur. Auk þess þarf hann starfsleyfi frá sömu nefnd vegna rekstrar veitingastaðarins. Þar sem góðir ostar eru ekkert án rauðvíns, má ætla að Jón sæki einnig um vínveitingaleyfi. Staðurinn fellur þá undir flokk II, umfangslítinn áfengisveitingastað.

Hann þarf að fara með undirritaðar umsóknir um starfsleyfi til þjónustuvers Reykjavíkurborgar eða senda með tölvupósti. Umsóknir eru metnar einu sinni í viku, á þriðjudögum. Starfsleyfi sem gilda í 12 ár kosta 34.500 kr. fyrir ostagerðina en 110.400 kr. fyrir veitingahúsið.

Á heimasíðu heilbrigðisnefndar er listi yfir þau skilyrði sem þurfa að vera uppfyllt til að fá starfsleyfi fyrir veitingastaðinn. Listinn inniheldur kröfur er varðar húsnæði, hreinlæti, hávaða o.fl. Starfsleyfisskilyrðin eru byggð á eftirfarandi lögum og reglugerðum:

Jón þarf að kynna sér allar þessar reglur, auk fleiri, áður en hann getur snúið sér að næsta leyfi sem er rekstrarleyfi frá sýslumanni. Til að öðlast slíkt leyfi þarf Jón að framvísa eftirtöldum vottorðum:

Velta má fyrir sér hvort öll þessu vottorð séu nauðsynleg svo að stjórnvöld geti tekið ákvörðun um hvort að Jón geti opnað staðinn sinn. Hér kemur einnig til skjalanna aukakostnaður þar sem greiða þarf fyrir mörg vottorðin.

Jón þarf svo líka starfsleyfi frá Vinnueftirlitinu samkvæmt lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum.

Þarf umsögn?
Þegar sótt er um rekstrarleyfi þurfa sveitarstjórn, heilbrigðiseftirlitið, Vinnueftirlitið og lögreglan að veita umsagnir um veitingastaðinn. Svar frá þessum stofnunum getur tekið fjölda vikna, eða allt upp í 45 daga. Gjald sem innheimt er fyrir leyfið fer eftir flokkun veitingastaðarins og kostar 200.000 kr. Eins og sjá má geta bæst margar vikur ef ekki mánuðir við tímann sem tekur Jón að stofna fyrirtækið.

Er Jón að gleyma einhverju?
Auk þess getur Jón þurft að hafa ýmislegt annað á bakvið eyrað. Vilji hann selja tóbak þarf hann að útvega sér sérstakt tóbakssöluleyfi. Jón getur sótt rafrænt um það og kostar leyfi 23.200 kr..  Ef Jón vill flytja inn einhverjar vörur eða flytja út vörur þarf hann að huga að tollamálum og getur þurft að greiða aðflutningsgjöld. Þá má vel vera að Jón þurfi að huga að ýmsum öðrum skilyrðum t.d.er varðar húsnæðið.

Er reksturinn undir einhverju eftirliti?
Þegar veitingastaðurinn hefur loksins opnað er starfsemin undir reglubundnu eftirliti. Heilbrigðisnefnd fer með opinbert eftirliti með framleiðslu og dreifingu matvæla undir yfirumsjón Matvælastofnunar. Fyrir það greiðir Jón gjald sem á að endurspegla laun starfsfólksins sem sinnir eftirlitinu, ýmsan annan kostnað vegna starfsfólks t.d. vegna ferðalaga þess og kostnað vegna rannsóknar og sýntöku.  Eftirlitið er reglulegt og yfirleitt árlegt. Auk þess getur eftirlit verið tilfallandi. Ef flett er uppí núgildandi gjaldskrá heilbrigðisnefndar er eftirlitsgjald vegna ostagerðar 69.000 kr. og fyrir meðalstórt veitingahús 110.400 kr.

Veitingastaðurinn er einnig undir eftirliti Vinnueftirlitsins sem á að tryggja að vinnuaðstæður séu öruggar og heilsusamlegar. Tíðni heimsókna er breytileg eftir áhættu starfsgreinar og frammistöðu fyrirtækisins í vinnuvernd.

Einfalt eða hvað?
Það ætti að fara varlega í setningu íþyngjandi reglna á atvinnulífið sem felast til dæmis í því að hamla fyrirtækjum að hefja starfsemi. Það mætti meta í hvert skipti hvort nauðsynlegt sé að leyfisbinda starfsemina og af hverju sé ekki nægilegt að aðilar tilkynni um að starfsemi sé hafin. Ferlið yrði mun einfaldara í framkvæmd og það myndi spara stjórnsýslunni og fyrirtækjum tíma og fjármuni.

Á meðan leyfisveitingar eru enn við lýði má hið minnsta ætlast til að afgreiðsla þeirra taki eins stuttan tíma og mögulegt er. Boðleiðir eiga að vera stuttar og einfaldar. Við erum einnig sú þjóð þar sem netnotkun er hvað útbreiddust í heiminum. Það ætti því að vera einfalt að nýta rafræna stjórnsýslu enn frekar. Rafræn fyrirtækjaskrá er dæmi um framfaraskref sem og gáttin island.is, en betur má ef duga skal. Hratt og öruggt ferli skilar sér í lægra verði, betri þjónustu, aukinni nýsköpun og síðast en ekki síst auknum tækifærum í fyrirtækjarekstri.

Til umhugsunar eru reglulegar greinar á vef SA um brýn samfélagsmál.